Datenschutzerklärung

Datenschutz in der Einwohnergemeinschaft Offenburg-Hildboltsweier e.V.

Seit dem 28. Mai 2018 gilt ein komplett überarbeitetes Datenschutzrecht innerhalb der Europäischen Union. Dieses neue Datenschutzrecht wirkt sich auch auf die Arbeit von Vereinen aus. Denn auch sie verarbeiten Daten ihrer Mitglieder. Die Einwohnergemeinschaft Offenburg-Hildboltsweier e.V. hält sich an die neue Gesetzeslage und veröffentlicht hier, welche Daten der Mitglieder erhoben und verwaltet werden, damit die Vereinsarbeit reibungslos ablaufen kann:

Welche Daten müssen geschützt werden?

Der Datenschutz betrifft personenbezogene Daten. Das sind alle Einzelangaben über die persönlichen oder sachlichen Verhältnisse. In Vereinen betrifft das vor allem Mitglieder, daneben aber auch Spender, Klienten, Kunden usf. Typischerweise erhoben werden Name und Anschrift, Geburtsdatum, Eintrittsdatum, Bankverbindung u.ä. All das sind personenbezogene Daten. Die Art der Erfassung (digital oder auf Papier) spielt keine Rolle.

Der Datenschutz bezieht sich auf das Erheben, Verarbeiten (Speichern, Verändern, Übermitteln, Sperren und Löschen) und Nutzen (jede Verwendung) von Daten.

Erlaubnis

In vielen Fällen müssen die Betroffenen die Erlaubnis zum Erheben, Verarbeiten und Nutzen der Daten geben. Das ist nicht erforderlich, wenn Daten im Rahmen einer vertraglichen Beziehung erhoben werden müssen. Bei Vereinen ist diese vertragliche Beziehung die Mitgliedschaft. Die für die Mitgliederverwaltung erforderlichen Daten dürfen also in jedem Fall verwendet werden.

Das gleiche gilt, wenn die Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich sind. Das gilt z.B. für Spender. Hier müssen die Spendenbescheinigungen mit ihren Daten 10 Jahre aufbewahrt werden.

Daten von Mitgliedern werden von der Einwohnergemeinschaft grundsätzlich nicht weitergegeben, weder an andere Mitglieder noch an an Verbände oder zu Werbezwecken, und auch nicht im Internet veröffentlicht.

Um die rechtlichen Ansprüche der Datenschutzgrundverordnung zu erfüllen, wird die Einwohnergemeinschaft Offenburg-Hildboltsweier e.V. bei der nächsten Mitgliederversammlung im Jahr 2019 eine Ergänzung zur Satzung verabschieden. Bis dahin gilt die

Vorläufige Datenschutzklausel der Einwohnergemeinschaft Offenburg-Hildboltsweier e.V.

1) Zur Erfüllung der Zwecke und Aufgaben des Vereins werden unter Beachtung der Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) folgende personenbezogene Daten über persönliche und sachliche Verhältnisse der Mitglieder, die in der Beitrittserklärung angegeben werden, im Verein verarbeitet:

  • Name und Vorname des Mitgliedes
    (bei einer Einzelmitgliedschaft) und zusätzlich
    Name und Vorname des Lebenspartners oder Lebenspartnerin
    (bei einer Familienmitgliedschaft)

  • Anschrift

  • Telefon und E-Mail-Adresse
    (soweit vorhanden)

  • Geburts- und Hochzeitsdaten
    (als freiwillige Angabe, zur Ermittlung von Jubiläen,
    um Glückwünsche des Vereins überbringen zu können)

  • Bankverbindung
    (zum Einzug der Mitgliedsbeiträge)

2) Soweit die in den jeweiligen Vorschriften beschriebenen Voraussetzungen vorliegen, hat jedes Vereinsmitglied insbesondere die folgenden Rechte:

  • das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DS-GVO,

  • das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DS-GVO,

  • das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DS-GVO,

  • das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DS-GVO,

  • das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 DS-GVO und

  • das Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DS-GVO.

3) Den Organen des Vereins, allen Mitarbeitern oder sonst für den Verein Tätigen ist es untersagt, personenbezogene Daten unbefugt zu anderen als dem jeweiligen Aufgabenerfüllung gehörenden Zweck zu verarbeiten, bekannt zu geben, Dritten zugänglich zu machen oder sonst zu nutzen. Diese Pflicht besteht auch über das Ausscheiden der oben genannten Personen aus dem Verein hinaus.

Erläuterungen zur Datenschutzklausel:

Zum 25. Mai 2018 ist ein komplett überarbeitetes Datenschutzrecht innerhalb der Europäischen Union in Kraft getreten. Ab dann gelten die EU-Datenschutz-Grundverordnung und das Bundesdatenschutzgesetz in der überarbeiteten Fassung vom 5. Juli 2017 (Veröffentlichung im Bundesgesetzblatt). Der Formulierungsvorschlag der Vorläufigen Datenschutzklausel der Einwohnergemeinschaft Offenburg-Hildboltsweier e.V. berücksichtigt bereits die aktuell geltenden Bestimmungen.

Die Einwohnergemeinschaft hat von jeher das Prinzip verfolgt, so wenig Daten wie möglich von ihren Mitgliedern zu erheben, was sich an der in der Seitenleiste herunterladbaren Beitrittserklärung ablesen lässt.